Politica de confidențialitate

01. Cine suntem și cum ne contactați

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este ANCA VOICAN – BIROU DE MEDIATOR, CIF 31421301, cu sediul în Bld. Ghica Tei nr. 91, bl. T32, sc. A, ap. 111, Sector 2, București, România (în continuare, „Biroul" sau „noi").

Pentru orice întrebare sau solicitare legată de datele dumneavoastră ne puteți scrie la anca@ancavoican.ro sau ne puteți suna la 0745 340 506.

02. Ce date prelucrăm

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie, în funcție de felul în care interacționați cu noi:

• Formularul de contact: nume, adresă de email, număr de telefon (opțional) și conținutul mesajului.
• Formularul de descărcare a materialelor gratuite (ex. Kitul Model Plan Parental): nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, data și versiunea consimțământului exprimat, precum și numărul de descărcări ale materialului.
• Programări și corespondență: datele de contact și informațiile pe care ni le comunicați telefonic sau pe email despre situația dumneavoastră.
• Portalul pentru clienți (dosare active): datele de cont (nume, email, parolă stocată sub formă de hash criptografic), documentele încărcate în dosar, programările și mesajele schimbate prin portal.
• Statistici de utilizare a site-ului (doar cu consimțământul dumneavoastră): date agregate despre paginile vizitate, colectate prin Google Analytics 4 și Matomo, cu adresa IP anonimizată.

03. Scopurile și temeiurile juridice

Fiecare prelucrare are un temei juridic prevăzut de art. 6 din GDPR:

• Răspunsul la solicitări și organizarea ședinței de informare — demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Derularea procedurii de mediere și funcționarea portalului — executarea contractului de pregătire a medierii, respectiv a contractului de mediere (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Facturare și arhivare — obligațiile legale ale Biroului, inclusiv cele fiscale și cele specifice profesiei de mediator (art. 6 alin. 1 lit. c).
• Trimiterea materialelor gratuite solicitate (ex. Kitul Model Plan Parental) — consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a), exprimat prin bifarea căsuței din formular.
• Comunicări ulterioare despre serviciile de mediere (newsletter ocazional) — exclusiv consimțământul dumneavoastră separat și opțional (art. 6 alin. 1 lit. a), pe care îl puteți retrage oricând prin linkul de dezabonare din email sau scriindu-ne.
• Statistici de audiență — consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a), pe care îl puteți retrage oricând din „Setări cookie-uri".
• Apărarea drepturilor Biroului în caz de dispută — interesul nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).

04. Cât timp păstrăm datele

• Mesajele trimise prin formularul de contact: cel mult 2 ani de la ultima corespondență.
• Datele din formularul de descărcare a materialelor gratuite: cel mult 3 ani de la solicitare sau până la retragerea consimțământului, oricare survine mai întâi.
• Dosarele de mediere și documentele aferente: pe durata impusă de obligațiile legale ale profesiei de mediator.
• Documentele financiar-contabile (facturi): pe durata prevăzută de legislația contabilă și fiscală (în prezent, 5 ani).
• Datele statistice: cel mult 24 de luni (Google Analytics), respectiv 13 luni (Matomo).

05. Cui putem transmite datele

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră nimănui și nu le folosim pentru marketing fără consimțământul dumneavoastră explicit și separat. Ele pot fi accesate, strict în limita rolului lor, de:

• Furnizorul de găzduire a site-ului și a portalului (stocare pe servere securizate).
• Google Ireland Ltd., pentru statisticile Google Analytics — doar dacă v-ați dat consimțământul.
• Notari, instanțe sau alte autorități — exclusiv la cererea și cu știința părților, în cadrul procedurii de mediere, ori atunci când legea ne obligă.

06. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele statistice colectate prin Google Analytics pot fi transferate în afara SEE; transferul se face în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Datele Matomo sunt stocate pe infrastructura proprie a site-ului, fără transfer către terți. Datele din portal și corespondența nu fac obiectul unor transferuri intenționate în afara SEE; dacă un furnizor de infrastructură ar implica un astfel de transfer, ne asigurăm în prealabil de existența unor garanții adecvate (precum clauzele contractuale standard).

07. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi, pe care le puteți exercita oricând, gratuit:

• Dreptul de acces — să aflați ce date avem despre dumneavoastră și să primiți o copie.
• Dreptul la rectificare — să corectăm datele inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — în limitele obligațiilor noastre legale de arhivare.
• Dreptul la restricționarea prelucrării și dreptul la opoziție.
• Dreptul la portabilitate — să primiți datele într-un format structurat, uzual.
• Dreptul de a vă retrage oricând consimțământul pentru statistici, fără a afecta prelucrările anterioare.
• Dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro) sau de a vă adresa instanței.

08. Cum vă exercitați drepturile

Scrieți-ne la anca@ancavoican.ro, cu subiectul „Date personale". Vă răspundem în cel mult o lună; dacă cererea este complexă, vă anunțăm motivat dacă avem nevoie de o prelungire. Pentru siguranța dumneavoastră, putem cere o confirmare rezonabilă a identității înainte de a comunica date.

09. Securitatea datelor

Site-ul și portalul folosesc conexiuni criptate (HTTPS). Parolele conturilor din portal sunt stocate exclusiv sub formă de hash criptografic (nereversibil), documentele dosarelor sunt păstrate în afara spațiului public al serverului, iar accesul la date este limitat la persoanele implicate în dosar. Revizuim periodic aceste măsuri.

10. Confidențialitatea medierii — o protecție separată

Dincolo de GDPR, tot ceea ce se discută în cadrul procedurii de mediere este confidențial prin lege (Legea nr. 192/2006), iar mediatorul este ținut de secretul profesional. Declarațiile și propunerile din mediere nu pot fi folosite ca probe în instanță, în condițiile legii.

11. Cookie-uri

Utilizarea cookie-urilor — inclusiv lista completă, duratele și felul în care vă schimbați opțiunea — este descrisă în Politica de cookie-uri, disponibilă din subsolul oricărei pagini.

12. Modificările acestei politici

Publicăm aici orice modificare a politicii, împreună cu data ultimei actualizări. Pentru schimbări semnificative privind datele dosarelor active, anunțăm părțile și prin portal sau pe email.